Cách làm Quyết toán Thuế Thu nhập cá nhân Năm
Tổng quát :
Khi nào phải làm “TỜ KHAI QUYẾT TOÁN THUẾ TNCN” ?
Trả lời : Hạn chót nộp các Báo cáo trên là ngày 31/03 của năm sau năm làm báo cáo. Vd: Hạn chót nộp Tờ khai Quyết toán thuế TNCN năm 2023 là ngày 31/03/2024
+ Trong Năm, Cty có trả lương cho người lao động, nhưng trong tất cả bảng lương 12 tháng, không ai phải nộp thuế TNCN, thì Cty vẫn phải làm “Tờ khai Quyết toán thuế TNCN năm”
+ Trong Năm, Cty không có trả lương cho bất cứ lao động nào (kiểm tra bằng cách xem trên Bảng cân đối phát sinh năm, thấy TK 334 cả năm không có phát sinh) thì không phải làm “Tờ khai Quyết toán thuế TNCN năm”
+ Bây giờ Cty Thanh Trí sẽ hướng dẫn các bạn cách làm “Tờ khai Quyết toán thuế TNCN Năm”. Cách làm gồm 2 Bước như sau :
BƯỚC 1 : Hướng dẫn cách làm “Tờ khai Quyết toán thuế TNCN Năm” trên File Excel
BƯỚC 2 : đưa số liệu đã làm lên Phần mềm HTKK
+ Cty Thanh Trí đã hướng dẫn bạn cách làm "Tờ khai thuế TNCN Quý" (tháng tương tự), nếu bạn chưa xem thì xem tại đây
+ Để làm "Tờ khai Quyết toán thuế TNCN năm" thì bạn cần phải tải File Excel “PM tinh Luong va Thue TNCN nam”, bạn tải tại đây
+ File Excel này khi chúng ta hoàn thành bảng lương mỗi tháng và đưa dữ liệu bảng lương mỗi tháng qua Sheet “1-Nhập liệu thô”, thì máy sẽ tự động cho chúng ta Tờ khai thuế TNCN Quý cũng như Tờ khai Quyết toán thuế TNCN Năm, chúng ta không cần nhập liệu thêm gì nữa (cách đưa số liệu từ bảng lương mỗi tháng qua Sheet “1-Nhập liệu thô”, Cty dạy kế toán Thanh Trí đã hướng dẫn trong bài cách làm "Tờ khai thuế TNCN Quý", nếu bạn chưa xem thì xem tại đây)
- Ví dụ bạn muốn làm “Tờ khai thuế TNCN Quý 3/2022” thì tại Sheet “3-TH lam TK Thang-Quy” bạn gõ số vào ô “BC từ tháng” là số 7 và vào ô “Đến tháng” là số 9, sau đó đi qua Sheet “4-To khai TNCN Thang-Quy” là chúng ta có ngay “Tờ khai thuế TNCN Quý 3/2022” tại “4-To khai TNCN Thang-Quy” (xem hình) (ghi chú : bạn chỉ chuột vào từng ô trên Tờ khai sẽ biết máy lấy dữ liệu từ đâu)
+ chúng ta có ngay KQ “Tờ khai thuế TNCN Quý 3” :
Trở lại vấn đề làm “Tờ khai QT thuế TNCN năm”
Tại File Excel “PM tinh Luong va Thue TNCN”, các bạn xem qua tổng quát 5 Sheet sau đây (5 Sheet có tô màu đỏ) :
- Sheet [5-TH lam QT NAM] : đây là sheet máy tự động cộng số liệu bảng lương 12 tháng lại với nhau, dữ liệu từ sheet này sẽ dùng làm Quyết toán thuế TNCN năm
04 sheet tiếp theo là các Mẫu báo cáo phải nộp cho cơ quan thuế là :
- Sheet [6- Tờ khai QT Năm] : đây là Tờ khai Quyết toán thuế TNCN năm (tờ khai chính, mẫu 05/QTT-TNCN), dữ liệu để đưa vào sheet này lấy từ 3 sheet dưới đây :
- Sheet [7- Mẫu 05-1-BK] : đây là Bảng kê dùng để kê khai các lao động ký hợp đồng từ 3 tháng trở lên hoặc HĐ không thời hạn (HĐ không thời hạn thường được ký với các LĐ thuộc Ban GĐ, những nhân vật chủ chốt của Cty), các LĐ này sẽ được tính thuế TNCN theo biểu lũy tiến, và được trừ các thu nhập được miễn, giảm trước khi tính thuế TNCN (các khoản TN được miễn giảm đã giới thiệu ở phần trên, trong đó khoản được giảm lớn nhất là Giảm trừ gia cảnh cho bản thân : 11 trđ và nuôi người phụ thuộc : 4,4 trđ/ một NPT/ 01 tháng, mức giảm này áp dụng từ năm 01/01/2020 )
- Sheet [8- Mẫu 05-2-BK] : đây là Bảng kê dùng để kê khai các lao động ký hợp đồng dưới 3 tháng, HĐ thử việc, thời vụ, hợp đồng môi giới, cộng tác viên, cá nhân không cư trú (là người nước ngoài ở VN dưới 183 ngày tính theo năm dương lịch), các LĐ này sẽ tính thuế TNCN theo thuế suất toàn phần là 10% với người VN, và 20% với người nước ngoài, và không được trừ các khoản thu nhập được miễn, giảm trước khi tính thuế
- Sheet [9- Mẫu 05-3-BK] : đây là Bảng kê dùng để kê khai thông tin các người phụ thuộc được giảm trừ gia cảnh, nghĩa là các LĐ trong Cty nếu trong năm có nuôi NPT thì thông tin NPT sẽ được kê vào bảng này. Và những NPT này đều phải được cấp MST (kế toán Cty có trách nhiệm làm thủ tục đăng ký với quan thuế để người lao động được giảm trừ nuôi NPT trước khi tính thuế)
Các sheet trên máy tự động lấy dữ liệu từ bảng lương 12 tháng qua riêng Sheet [9- Mẫu 05-3-BK bạn phải tự nhập liệu dựa trên hồ sơ đăng ký giảm trừ người phụ thuộc
và tại Sheet [7- Mẫu 05-1-BK], bạn phải nhập liệu vào 01 cột duy nhất đó là cột [I] : cá nhân ủy quyền quyết toán thay, nghĩa là người lao động cuối năm có trách nhiệm phải quyết toán thuế với cơ quan thuế, nhưng nếu người nào thấy thu nhập cả năm của mình chưa đến mức phải nộp thuế TNCN hoặc đã nộp thừa mà không muốn lấy lại số đã nộp thừa thì không cần phải làm quyết toán thuế với cơ quan thuế. Để đơn giản thì các lao động đang làm tại Cty tại thời điểm Cty quyết toán thì có thể ủy quyền cho Cty quyết toán thay. Ba điều kiện để người LĐ được ủy quyền cho Cty (chỉ cần đáp ứng 1 trong 3 điều kiện sau):
3 ĐIỀU KIỆN ĐỂ NGƯỜI LAO ĐỘNG
ĐƯỢC ỦY QUYỀN CHO CTY QUYẾT TOÁN THAY :
1- Cả năm chỉ có thu nhập chịu thuế tại Công ty A và thực tế tại thời điểm quyết toán thuế TNCN đang làm việc tại Công ty A
2- Cả năm có thu nhập chịu thuế tại Công ty A và có thu nhập vãng lai ở các nơi khác binh quân tháng trong năm không quá 10 triệu đồng/tháng và đã được đơn vị trả thu nhập khẩu trừ tại nguồn và không có nhu cầu quyết toán thuế đối với phần thu nhập vãng lai
3- LĐ thuộc diện được điều chuyển từ Công ty/đơn vị cũ đến Công ty A (Công ty/đơn vị mới) do sáp nhập/hợp nhất/chia/tách/chuyển đổi loại hình doanh nghiệp và 2 Công ty/đơn vị này trong cùng một hệ thống
Khi đã xác định được người nào được ủy quyền cho Cty quyết toán, các bạn đánh dấu [X] vào [cột I]
Để dễ hình dung chúng ta thử xem kết quả quyết toán thuế năm 2022 của Cty Thành Công. Bạn cần bổ sung một số thông tin sau để làm Quyết toán
▶ Thông tin thứ nhất : Giả sử trong năm 2022 cả Cty chỉ có ông Thành đăng ký nuôi 01 người phụ thuộc (là con ông Thành), bạn nhập thông tin này vào sheet [9- Mẫu 05-3-BK]
+ Lưu ý : có 2 chỉ tiêu ở cuối bên phải bảng tính đó là :
- chỉ tiêu [15] : Thời gian giảm trừ từ tháng : các bạn gõ : “01/2022”
- chỉ tiêu [16] : Thời gian giảm trừ đến tháng : các bạn gõ : “12/2022”
▶ Thông tin thứ hai : Giả sử khi QT năm 2022, chỉ có ông Thành ủy quyền cho Cty Quyết toán thay, thì khi đó tại tại Sheet “7-Mẫu 05-1-BK”, bạn đánh dấu “X” vào ô [I11] (dòng có tên ông Thành), lúc đó các chỉ tiêu tại cột [24–25–26] sẽ xuất hiện số liệu quyết toán cho ông Thành. Bây giờ chúng ta tìm hiểu các con số này từ đâu ra
♦ Khi chưa đánh dấu ‘X” tại [ô I11] thì dữ liệu tại các cột [24-25-26] không có số liệu
♦ Khi đánh dấu “X” vào thì :
+ chỉ tiêu [24] : Tổng số thuế phải nộp là : 19.518.305 đ
+ chỉ tiêu [25] : Số thuế đã nộp thừa : 4.054.908 đ
Tại sao có 2 con số này ? Cty Thanh Trí giải thích như sau : khi quyết toán thuế TNCN năm cho một cá nhân thì cách tính thuế TNCN năm là : đầu tiên tính TN tính thuế bình quân 01 tháng là bao nhiêu (lấy TN tính thuế cả năm chia cho 12), sau đó tính thuế thuế TNCN phải nộp 01 tháng (dựa vào công thức tính thuế tại biểu thuế lũy tiến 7 bậc để tính), khi có số thuế TNCN phải nộp bình quân 01 tháng thì chúng ta nhân với 12 sẽ tính được số thuế TNCN phải nộp cả năm, con số này chính là chỉ tiêu [24] (=19.518.305 đ) ở ví dụ trên. Chi tiết cách tính thuế TNCN phải nộp cả năm của ông Thành như sau, bạn hãy nhìn vào Sheet “7-Mẫu 05-1-BK” :
+ [Tổng thu nhập tính thuế] trong năm [cột 21] là : 190.122.036 đ
+ Từ đó tính Thu nhập tính thuế bình quân 01 tháng = 190.122.036 / 12 = 15.843.503 đ
+ Thu nhập tính thuế 1 tháng : 15.843.503 đ nằm trong Bậc 3 của Biểu thuế lũy tiến 7 Bậc. Áp dụng công thức tính thuế Bậc 3 sẽ ra Thuế TNCN phải nộp 1 tháng và x 12 tháng sẽ ra Thuế TNCN phải nộp cả năm. Kết quả như sau :
= (15.843.503 x 15% -750.000) x 12 = 19.518.305 đ (= chỉ tiêu [24])
+ Trong năm ông Thành đã bị khấu trừ thuế (cộng dồn từ Bảng lương 12 tháng) : 23.573.213 (= chỉ tiêu 22)
+ Như vậy ông Thành đã nộp thừa : 23.573.213 – 19.518.305 = 4.054.908 đ (= chỉ tiêu 25)
Kết luận : khi Cty QT thay cho ông Thành thì ông Thành đã nộp thừa số tiền 4.054.908đ. Xử lý số nộp thừa như sau : làm công văn để Cơ quan thuế trả lại số nộp thừa, hoặc để cấn trừ lại qua số thuế phải nộp năm sau
▶ Ghi chú : Bạn thấy trên Sheet “7-Mẫu 05-1-BK” có chỉ tiêu cuối cùng là chỉ tiêu [27] : “Cá nhân có số thuế được miễn do có số thuế còn phải nộp từ 50.000 đồng trở xuống” nghĩa là khi Cty nhận ủy quyền QT thay cho người lao động mà lao động nào có “Số thuế còn phải nộp” sau quyết toán chỉ tiêu [26] <= 50.000 đ thì được miễn nộp số này cho cơ quan thuế
Sau khi bổ sung 2 thông tin trên bạn đi qua Sheet “6-Tờ khai QT-năm”, thì đó là kết quả “Tờ khai Quyết toán thuế TNCN“ năm 2022 của Cty Thành Công
+ Tại Phần mềm HTKK, bạn thực hiện như sau :
+Tiếp theo bạn làm theo hình minh họa :
+ Xuất hiện bảng dưới đây, các bạn phải nhập liệu vào 4 Sheet (xem hình minh họa) :
Các bạn thấy hồ sơ Quyết toán gồm 4 sheet như hình minh họa trên, nhưng lưu ý sheet 1 là Tờ khai chính, nó tự động lấy dữ liệu khi bạn nhập liệu vào 3 sheet phía sau, do đó chúng ta không nhập liệu vào Sheet 1. Như vậy thứ tự nhập liệu vào các Sheet như sau :
+ Bước 1 : Nhập dữ liệu vào Sheet 2 : “05-1BK-QTT-TNCN”
+ Bước 2 : Nhập dữ liệu vào Sheet 3 : “05-2BK-QTT-TNCN”
+ Bước 3 :Nhập dữ liệu vào Sheet 4 : “05-3BK-QTT-TNCN”
Thực hiện như sau :
Bước 1 : Nhập dữ liệu vào Sheet 2 : “05-1BK-QTT-TNCN” trên Phần mềm HTKK
+ Phụ lục này để Kê khai chi tiết các khoản Thu nhập từ tiền lương; tiền công đã trả trong kỳ cho người lao động, các khoản được Giảm trừ và cuối cùng tính ra số thuế TNCN phải nộp (nếu có). Lưu ý : chỉ kê khai vào phụ lục này các LĐ ký HĐ từ 3 tháng trở lên hoặc HĐ ký không thời hạn
+ Đây là mẫu “05-1BK-QTT-TNCN” trên PM HTKK
Tại File Excel “PM tinh Luong va Thue TNCN”, bạn đi đến Sheet “7-Mẫu 05-1-BK”, bạn copy dữ liệu từng người đưa qua (chỉ copy chỉ tiêu tại các cột [7], [8], [12], [17], [18], [19], [22]). Lưu ý : trong quá trình đưa dữ liệu từ File Excel qua, khi bạn chưa thực hiện đưa hết dữ liệu qua các sheet Tờ khai này mà bạn bấm “Ghi”, máy sẽ báo lỗi, và những nơi có lỗi máy sẽ hiện màu đỏ, do đó bạn cần đưa hết dữ liệu qua
Lưu ý : Bảng này có Mục [08] là : nhập thông tin Mã số thuế TNCN của từng lao động, nếu người này chưa có thì nhập số CMND/ hộ chiếu vào Mục [9]. Tuy nhiên theo qui định thì khi làm Quyết toán thuế TNCN năm các bạn phải lấy thông tin MST Thu nhập cá nhân để điền vào cột [8], nếu cá nhân đó chưa có MST thu nhập cá nhân, bạn phải đăng ký MST cho họ tối thiểu trước 10 ngày tính đến ngày Cty nộp Quyết toán thuế TNCN (Gợi ý : qui định là vậy, nhưng các bạn nên đăng ký MST cho người LĐ (nếu họ chưa có) ngay khi họ mới vào làm Cty, vì sau này nếu gặp cơ quan thuế khó họ có thể xem xét lại thời gian đăng ký MST)
+ Việc copy từng người qua nếu ít lao động thì làm được, còn với một Cty có quá nhiều lao động thì làm thủ công như vậy sẽ mất rất nhiều thời gian
+ Sau đây sẽ hướng dẫn các bạn cách làm nhanh như sau : các bạn sẽ tạo một Bảng kê Excel theo mẫu qui định, nhập hết dữ liệu toàn bộ Cty vào File Excel Bảng kê này, sau đó Tải Bảng kê Excel vào Phần mềm HTKK là xong
Tại Sheet 2 [05-1BK-QTT-TNCN] trên phần mềm HTKK (đây là “Phụ lục Bảng Kê Chi Tiết Cá Nhân Thuộc Diện Tính Thuế Theo Biểu Lũy Tiến Từng Phần”), nhấp chọn mục “Mẫu tải bảng kê” (xem hình)
+ Xuất hiện Bảng kê Excel như sau :
+ Để đưa thông tin vào File excel Mẫu Bảng kê trên, Tại File Excel “2-PM tinh Luong va Thue TNCN”, bạn đi đến Sheet “7-Mẫu 05-1-BK”, đi tới nút lọc (nút Filtter) tại ô [B10], lọc ra chữ “IN”, và quét chọn toàn bộ dữ liệu từ dòng có dữ liệu người LĐ đầu tiên đến dòng cuối cùng (quét từ [cột D] qua đến [cột Z] và quét xuống đến người cuối cùng), sau đó copy dữ liệu vừa chọn và dán qua File Excel Mẫu Bảng Kê là xong (đưa chuột vào ô B6 rồi dán vào. Lưu ý quan trọng: phải dán giá trị, không dán bình thường) (xem hình)
+ Dưới đây là Sheet [7-Mau 05-1BK] của File Excel “2-PM tinh Luong va Thue TNCN”:
+ Như vậy File excel Mẫu Bảng kê đã có số liệu, chúng ta lưu (Save As) File này (ví dụ : lưu ngoài Desktop để dễ tải Bảng kê ở bước sau, tên File giữ nguyên hoặc có thể đổi). Sau khi lưu xong chúng ta phải đóng (close) File Excel Bảng kê này lại thì ở Bước sau tải Bảng kê này lên Phần mềm HTKK mới được. Lưu ý File Excel Mẫu bảng kê bạn không được thay đổi cấu trúc các hàng, cột, bạn cỉ copy dữ liêu qua bảng kê từ ô B6 trở xuống
Bây giờ sẽ hướng dẫn các bạn cách tải File excel Mẫu Bảng kê này lên Phần mềm HTKK như sau :
+ Tại Sheet 2 “05-1BK-QTT-TNCN” trên phần mềm HTKK
+ Xuất hiện :
+ Kết quả sẽ có dữ liệu tại sheet “05-1/BK- TNCN” trên PM HTKK
Bước 2 : Nhập dữ liệu vào Sheet 3 : “05-2BK- TNCN” trên PM HTKK
▶ Phụ lục này dùng để kê khai các khoản thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công đã trả trong kỳ cho cá nhân :
- Không ký hợp đồng lao động
- Có hợp đồng lao động nhưng ký dưới 03 tháng
- HĐ thử việc, thời vụ, cộng tác viên, môi giới…
- LĐ không cư trú (người nước ngoài, ở VN dưới 183 ngày tính theo năm dương lịch)
▶ Các cá nhân trong trường hợp này không được trừ các khoản thu nhập được miễn, giảm thuế như tiền ăn ca, phụ cấp điện thoại, xăng xe, giảm trừ gia cảnh, giảm trừ Người phụ thuộc … trước khi tính thuế TNCN
▶ Cách tính thuế TNCN các cá nhân trong trường hợp này như sau :
- Khấu trừ 10% thuế TNCN trên tổng thu nhập trước khi chi trả với cá nhân cư trú (người VN) (ngoại trừ người LĐ có làm mẫu 08/CK thì tạm thời không khấu trừ, hoặc thu nhập thực lãnh dưới 2 trđ trong 01 lần chi trả thì không tính thuế)
- Khấu trừ 20% với cá nhân không cư trú (người NN) trên tổng thu nhập
▶ Trở lại PM HTKK, bạn đã hoàn thànhđưa dữ liệu vào mẫu “05-1/BK- TNCN”, bây giờ chúng ta đưa tiếp dữ liệu vào mẫu “05-2/BK- TNCN”.
+ Cách đưa như sau :
Tại File Excel “2-PM tinh Luong va Thue TNCN”, bạn đi đến Sheet “8-Mẫu 05-2-BK”, đầu tiên bạn đi đến nút Filter tại ô B10, lọc ra chữ “IN” là chúng ta có danh sách các LĐ cần đưa dữ liệu qua PM HTKK. Trong bài này, bạn chỉ copy chỉ tiêu tại các cột [7], [8], [9], [10], [11], [15]). Chỉ tiêu [8] nếu LĐ nào chưa có MST TNCN thì phải nhập số CCCD/CMND/Hộ chiếu vào chỉ tiêu [9], nếu có rồi thì không cần nhập. Chỉ tiêu [10], là copy dấu “X” qua
+ Cũng như mẫu trước, mẫu này muốn làm nhanh thì cũng tải File Excel Mẫu bảng kê, nhấp chọn “Mẫu tải bảng kê”
+ Sẽ có Mẫu Bảng kê Excel như sau :
+ Bạn đi qua sheet “8-Mẫu 05-2-BK” của File Excel “PM tinh Luong va Thue TNCN”, đầu tiên là lọc chữ “IN” tại ô B10, sau đó quét chọn toàn bộ dữ liệu từ dòng đầu tiên có dữ liệu (cột D), quét qua đến cột cuối cùng (cột O), sau đó quét xuống đến hết danh sách lao đông rồi dán qua Mẫu Bảng kê Excel (dán vào ô B6, bắt buộc dán giá trị), sau đó Save As Mẫu bảng kê Excel này lại, có thể lưu ngoài Desktop để lát dễ tra cứu, tên có thể đổi. Sau khi Save xong thì đóng File Mẫu bảng kê lại
+ Sau đó cũng qua PM HTKK và chọn mục “Tải bảng kê” y như đã h/dẫn ở phần trên
+ Sau đó xuất hiện bảng yêu cầu bạn chọn đường dẫn đến File Mẫu bảng kê đã lưu là xong. Lưu ý đối với trường hợp người LĐ không có MST mà nhập vào chỉ tiêu [09a] là số CMND/ CCCD/ Hộ chiếu … thì khi bấm “Ghi” máy yêu cầu bổ sung “Loại giấy tờ” tại chỉ tiêu [09a], thì lúc đó bạn chọn nút Filter sẽ có các mục để bạn tích chọn phù hợp
Bước 3 : Nhập dữ liệu vào Sheet 4 : “05-3/BK-TNCN”
+ Phụ lục này kê khai toàn bộ thông tin người phụ thuộc (NPT) để tính giảm trừ gia cảnh trong năm tính thuế
+ Trở lại giáo trình đang học, Cty Thành Công có ông Giám đốc NGUỄN VĂN THÀNH đã đăng ký nuôi 01 người phụ thuộc (là con ông Thành), các bạn có thể nhập trực tiếp vào phần mềm HTKK nếu danh sách ít người, còn nếu danh sách nhiều thì tải File Excel mẫu về và copy dữ liệu từ File excel qua cho nhanh
+ Bạn chỉ cần nhập các cột [06], [07], [08], [09], [10], [11], [14], [15], [16]. Lưu ý 2 cột cuối cùng la cột [15] và [16]. Chỉ tiêu cột [15] : “thời gian tính giảm trừ từ tháng”, bạn gõ : 01/2022 và Chỉ tiêu cột [16] : “thời gian tính giảm trừ đến tháng”, bạn gõ : 12/2022
Sau khi hoàn thành 3 Bước trên, bấm nút “Ghi”, máy báo sai ở đâu thì ở đó sẽ tô màu đỏ, đầu tiên bạn đi qua Sheet “Tờ khai” (kết quả bạn đối chiếu với Sheet “6-Tờ khai QT-năm” tại File Excel “PM tinh Luong va Thue TNCN”
+ Sau đó bấm nút “Ghi” trên Phần mềm HTKK, nếu không còn sai thì các bạn bấm “Kết xuất” và kết xuất ra File. xml để nộp BC qua mạng (lưu ý không được đổi tên File)
Như vậy là chúng ta đã hoàn thành làm “Báo cáo Quyết toán thuế TNCN Năm” cho Cty Thành Công, và chúng ta sẽ nộp báo cáo này qua mạng, cách nộp qua mạng bạn xem tại đây
______________________
CÔNG TY KẾ TOÁN THANH TRÍ
► Tham khảo khóa học làm kế toán thuế - kế toán tổng hợp, học trực tiếp ở TPHCM tại đây
► Tham khảo khóa học làm kế toán thuế - kế toán tổng hợp online : học online 1 kèm 1 hoặc học qua video + PM kế toán Excel + Misa tại đây
► Tham khảo cách làm kế toán cho Hộ kinh doanh cá thể theo Thông tư 40/2021 tại đây
